自分用のビューを作ってみよう

インフォシェア株式会社 小林茉利奈


みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林と申します。
本稿では、 SharePoint のビューについてご紹介いたします。

 

まず、今回のトピックスであるビューについて簡単に説明します。
リストやライブラリのアイテムを一覧で表示する際、この列は表示させたいけれどこの列は非表示にしたいといった要望や、特定のアイテムだけを表示させたいといった要望があるかと思います。
SharePoint では、ビューの機能を用いることで用途に合ったアイテムを表示する設定を行うことができます

作成できるビューには、個人用ビューとパブリック ビューの2種類あります。
個人用ビューとは、作成したユーザーのみが利用できるビューです。パブリック ビューとは、すべてのユーザーが利用できるビューです。
個人用ビューを作成すると、他のユーザーに影響を与えることなく自分の目的に合ったアイテムを表示することが可能となります。

また、ビューのフィルター機能を使うと、条件に該当する特定のアイテムだけを表示させることができます。
たと
えば、最近作成されたアイテムや特定のユーザーによって作成されたアイテムのビューなどを作成できます。

 

アイテム数が多くなったリストまたはライブラリは、フィルター機能と個人用ビューを組み合わせることで、業務効率が上がります!是非活用してみてください。

 

■参考

以下では、個人用ビューの作成方法とフィルター機能の使い方について説明します。
ビューには他にも便利な機能がありますので、より詳しく知りたい方は、下記を参考にしてください。
 リストまたはライブラリでビューを作成、変更または削除する:
 http://office.microsoft.com/ja-jp/sharepoint-server-help/HA102774516.aspx

説明には、前回の記事で作成した「早出/残業/休出申請」リストを使用しています。

 

(1)ビューの作成方法

1.ビューを作成したい、リストやライブラリを開きます。

2.表示メニューをクリックし、[ビューの作成]を選択します。

 

3.ビューの種類の選択で、作成するビューを選択します。
今回は、標準ビューを作成してみます。[標準ビュー]をクリックします。

 

4.ビューの作成画面が表示されるので、設定を行っていきます。
まずは、名前セクションで[ビュー名]ボックスにビューの名前を入力します。

 

(2)個人用ビューとパブリックビュー

5. [対象ユーザー]セクションで、[ビューの対象ユーザー]の[個人用ビューを作成する]にチェックを入れると、個人用ビューが作成できます。

 

(3)フィルター機能

6.フィルター機能を使用したい場合、[フィルター]で[次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する]にチェックを入れて設定を行います。

・作成者が本人のアイテムを表示させる場合
 条件:[登録者][次の値に等しい][Me]

・本日作成されたアイテムアイテムを表示させる場合
条件:[作成日時][次の値に等しい][Today]

・1週間以内に更新されたアイテムを表示させる場合
  条件:[更新日時][次の値より大きい][Today-7]

のように設定します。

下記では、[勤務日]の列が[Today(今日)]に等しいアイテムのみを表示するように設定しています。

 

7.画面の上部、または下部にある[OK]をクリックします。

 

下記のようなビューが作成できました!