インフォシェア株式会社 西岡 真樹
チームサイトでは、プロジェクトの進捗管理、製品の販売管理にExcelのスプレッドシートの一部をサイト上に表示するとチームメンバーの皆様に状況の一覧を簡単に共有することができます。また、トップページにはることによりサイトにアクセスしてすぐに情報を確認できますので定期的に更新する情報の視認性が向上できるため、メンバーの情報に対する認知も向上させることができます。
しかし、WebパーツとしてExcelシートを表示すると、問題が。。
例として、上記のようなExcelを作り、それをSharePoint OnlineのチームサイトにWebパーツとして表示させてみます。
チームサイトを設置し、[編集]をクリックします。
Webパーツを追加したい場所の＋マークをクリックします。
追加したいWebパーツの一覧が表示されますので、[ファイルビューアー]をクリックします。
ファイルビューアーWebパーツが追加され、すぐにファイルをアップロードする画面が表示されます。[アップロード]をクリックします。
最初に作成したExcelファイルを選択し、[開く]ボタンをクリックします。
ファイルがアップロードされ、上記のようにExcelファイルが表示されます。
しかし、このExcelファイルは編集するわけではないので、A,B,Cというような列表示、1,2,3といった行番号表示、さらにSheet1などのタブ表示の部分は今回の用途には不要です。しかし、Webパーツの設定にはこうした部分の表示を消すような設定がないため、消したくても消せない状況になっている方もいらっしゃるのではと思います。
今回のTipsでは、こちらの表示を消すTipsを紹介します。
左メニューの[サイト コンテンツ]をクリックします。
先ほどアップロードしたExcelファイルは、サイトのリソースファイルの中の [SitePages]-[<サイト名＞] の中にあります。
該当のExcelファイルを選択し、・・・をクリックしメニューを表示させたあとで、[開く]-[Excelで開く]をクリックします。
Excelで指定したファイルが開かれます。[ブックの編集]をクリックし、Excelファイルを編集できるようにします。
次に表示したい部分を選択し、画面の左側の赤枠の部分をクリックして、範囲に名前をつけます。
ここでは、“表示範囲”をという名前をつけました。次に[ファイル]タブをクリックします。
[ブラウザーの表示オプション]をクリックします。
オプションを設定するダイアログが表示されますので、ドロップダウンを[ブック内のアイテム]を選択すると上記画面のように[すべての名前付き範囲]が選択できるようになり、先ほど名前を付けた範囲である“表示範囲”がチェックできるようになっていますので、これをチェックし[OK]をクリックします。
この後、Excelファイルを上書き保存すれば、表示設定の変更は完了です。
サイトを表示すると、表示確認に不必要だった領域が消えており、より大きくファイルの中身を表示できるようになっているのがわかるかとおもいます。このように、表示設定を工夫することで、より実用的にExcelファイルをサイト上に表示することができます。